Açık Fatura Nedir? Nasıl Kesilir?
Bir işletme, bir satıcı veya tedarikçiden bir ürün veya hizmet satın aldığında, genellikle bir fatura alır. Fatura, satıcı tarafından müşteriye satılan mal ve hizmetler karşılığında ödeme talep etmek için kullanılan belgelerdir. Fatura, çok sayıda fatura türünü kapsayan şemsiye bir terim olarak kabul edilir. Örneğin, muhasebenizde bekleyen bir ödemeniz varsa, bu açık fatura olarak kabul edilir. Açık bir fatura, bir müşteri tarafından ödendikten ve gelir bölümüne taşındıktan sonra kapatılır.
Peki açık fatura tam olarak nedir?
Açık Fatura Nedir?
Açık fatura, satıcı veya tedarikçilerin müşterilerine sağladıkları ürün veya hizmet için düzenledikleri, ancak henüz ödenmemiş faturalardır.
Açık fatura kesmeden önce işletme müşterisine bir ürün veya hizmet sağlar. Müşterilere ödenmesi gereken tutarı ve sağlanan hizmetle ilgili ayrıntıları gösteren bir ödeme faturası düzenler. Bu fatura, ödeme için son tarih ve tercih edilen ödeme yöntemi ile ilgili tüm detayları içerir.
Sonuç olarak, müşteriye gönderildiği ancak henüz ödenmediği için fatura açıktır. Açık bir fatura, müşterinin hizmetleriniz için size ödeme taahhüdünü gösterir.
Açık Faturanın İşleyişi Nasıldır?
Teknik olarak, açık bir faturanın işleyişi göründüğü kadar karmaşık değildir. Müşteri işletmenizden mal veya hizmet satın aldığında, işletmenizin muhasebe departmanı size borcu olan müşteriye açık bir fatura gönderir.
Müşteri açık faturayı aldığında, muhasebe departmanı bir fatura eşleştirme süreci kullanarak faturanın meşru ve doğru olmasını sağlar.
Açık fatura herhangi bir farklılık gösteriyorsa, müşterinin muhasebe departmanı incelenmek üzere faturayı satıcıya geri gönderir. Ancak açık faturada herhangi bir tutarsızlık yoksa, faturanın satıcı tarafından sağlanan zaman diliminde ödenmesi gerekir.
Faturanın kararlaştırılan süre içinde ödenmemesi durumunda satıcı, geç ödeme için ceza olarak müşteriden ek bir ücret talep edebilir.
Açık Fatura Eşleştirme Süreci
Bazen işletmeler aynı anda binlerce satıcıyla ilgilenir. Bu nedenle, günlük olarak birçok fatura alır. Satıcıların işletmeden fazla ücret almamasını sağlamak veya mükerrer faturaları ve satıcı dolandırıcılığını azaltmak için fatura eşleştirme kullanılır.
Açık fatura eşleştirme süreci, müşterinin finans departmanının açık faturadaki detayları müşterinin satın alma işleminin orijinal detaylarıyla eşleştirdiği bir süreçtir.
Bir şirket ne zaman bir şey satın almak isterse, bir satın alma siparişi gönderir. Satın alma siparişi, alıcının tüm ayrıntı ve gereksinimlerini satıcıya listeler. Taahhüt süresince, alıcılar talep edilen mal veya hizmetleri alır. Kanıt olarak, siparişler veya sevk irsaliyeleri gibi makbuzlar alınır. Son olarak, tüm mal veya hizmetler teslim edildiğinde, satıcı, alıcı için tam ödemeyi isteyen açık bir fatura gönderir. Hata olmaması için işletmeler, tüm taleplerin eksiksiz olup olmadığını ve talep edilen tüm mal ve hizmetlerin değerini doğrulamak için tüm belgeleri eşleştirmelidir.
Açık Fatura Nasıl Kesilir?
Açık fatura kesmek için bir işletme aşağıdaki adımları izleyebilir:
1. Satış şartlarını belirleyin
Açık bir fatura düzenlemeden önce, işletmenin ödeme zamanı ve geçerli diğer koşullar dahil olmak üzere satış şartlarını belirlemesi gerekir.
2. Faturayı hazırlayın
İşletme daha sonra aşağıdaki bilgileri içermesi gereken açık faturayı hazırlamalıdır:
- İşletmenin adı ve iletişim bilgileri
- Müşterinin adı ve iletişim bilgileri
- Bir fatura numarası
- Satın alınan mal veya hizmetlerin tanımı
- Ödenmesi gereken toplam tutar
- Son ödeme tarihi
- Geçerli şartlar ve koşullar
3. Faturayı düzenleyin
Fatura hazırlandıktan sonra işletme müşteriye elektronik ortamda veya manuel olarak faturayı kesebilir.
4. Takip
İşletme, faturanın zamanında ödenmesini sağlamak için müşteriyi takip etmelidir. Müşteri faturayı son ödeme tarihine kadar ödeyemezse, işletmenin borcu tahsil etmek için revize edilmiş bir ödeme planı üzerinde pazarlık yapması veya başka bir işlem uygulaması gerekebilir.
Açık Faturada Kaşe Nereye Basılır?
Açık fatura kaşesi, müşteriye düzenlenen faturanın üzerine basılır. Kaşe genellikle faturanın üst kısmına, müşterinin fatura bilgilerinin ve satış detaylarının üzerine yerleştirilir.
Açık fatura kaşesi, faturanın açık fatura olduğunu, yani müşterinin satın aldığı mal veya hizmetler için henüz ödeme yapmadığını gösteren görsel bir işaret görevi görür. Kaşe, “Açık Fatura”, “Ödenmemiş” veya benzer bir ifadenin yanı sıra seri numarası veya fatura numarası gibi bir tanımlayıcı içerebilir.
Açık fatura kaşesine ek olarak, faturada satış koşulları, son ödeme tarihi ve işletmenin iletişim bilgileri gibi başka bilgiler de bulunabilir. İşletmelerin, doğru ve eksiksiz olduğundan emin olmaları için faturalarındaki bilgileri dikkatlice incelenmesi önemlidir.
Açık Fatura Ödeme Süresi Ne Kadardır?
Açık fatura ödeme süresi, genellikle işletmenin müşteriye düzenlediği faturada belirtilir ve satışın koşullarına ve müşterinin özel ihtiyaçlarına göre değişebilir.
Açık fatura ödeme süresi genellikle 30 gündür, ancak koşullara bağlı olarak daha kısa veya daha uzun olabilir. Bazı işletmeler 15 veya 20 gün gibi daha kısa ödeme vadeleri sunarken, bazıları ise müşterilerinin 60 veya 90 gün gibi daha uzun bir süre boyunca ödeme yapmasına izin verebilir.
İşletmelerin müşterilerine sundukları açık fatura ödeme süresini dikkatle değerlendirmeleri önemlidir. Daha uzun bir ödeme süresi, müşteriyle ilişki kurmaya ve güven oluşturmaya yardımcı olur, ancak müşterinin ödemeyi yapmama olasılığını artırdığından işletme için bazı riskler de taşıyabilir.
Açık Fatura Örneği
Diyelim ki bir ofisiniz var ve ofis mobilyası siparişi verdiniz. 50 sandalye ve 25 masa için bütçeniz 2000 TL.
Satıcıya bütçenizle birlikte 50 sandalye ve 25 masa talebi gönderdiğinizde, bu sizin satın alma siparişiniz olur.
Satıcı, alıcı ile fiyatlandırma ve malları gönderme şekli hakkında bir görüşme yapar. Örneğin, ürünleri 2 parça halinde göndereceğini ve ürünleri her aldığınızda, teslimat personeli aracılığıyla bir makbuz imzalamanızı ve teslimat onayını vermenizi isteyebilir. Bunlar teslimat fişlerinizdir.
Tüm mobilyalarınızı teslim aldıktan sonra herhangi bir hasarlı ürün olup olmadığını da kontrol etmeniz gerekir. Eğer bir hasar varsa, iadenizi sağlayıp yeni ürünleri teslim almanız gerekir.
Son olarak, satıcıdan mobilya için ödeme yapmanızı isteyen bir fatura alırsınız.
Bu noktada ödeme yapmadan önce belgeleri eşleştirmeniz gerekir. Bu bir fatura eşleştirme işlemidir.
Örneğimizde, sayıları az olduğu için faturaları eşleştirmek kolaydır. Fakat iş büyüdükçe faturalar da büyür. Bu noktada, işletmelerin fatura kesmeyi otomatikleştirmesi gerekir.
Otomatik fatura eşleştirme süreci, satınalma siparişi (PO) ile açık fatura arasında herhangi bir tutarsızlık olmamasını sağlar.
Aşağıdakiler gibi bilgileri içerir:
- Sağlayıcı adı
- Satıcı kodu
- Miktar
- Satın alma emri
- Satın alma miktarı vb.
Açık Fatura Kullanmanın Zorlukları Nelerdir?
Açık faturalara kesmenin zorlukları aşağıdaki şekildedir:
1. Çok fazla açık fatura
Açık faturaların en büyük zorluklarından biri, aynı anda çok fazla açık faturaya sahip olmaktır. Bu, işletmenizin henüz ödenmemiş çok sayıda faturası olduğu anlamına gelir. Çok fazla açık fatura olması, işletmeniz için nakit akışı sorunları ve darboğazlar yaratabilir.
Üstelik kendi ödemelerinizi de ödeyemez hale gelirseniz, bu da iş süreçlerinin durmasına neden olur.
2. Faturalardaki manuel hatalar
Geç ödemelerin %61’i hatalı faturalardan kaynaklanmaktadır. Açık faturalardaki manuel hatalar, alacaklıların karşılaştığı en büyük zorluklardan biridir.
3. Geç fatura ödemeleri
Evrakların kaybolması, eşleşme sağlanamaması, yazım hataları, memnun olmayan müşteriler ve daha fazlası gibi nedenlerle faturanızın son ödeme tarihini geçmesi durumunda ekstra ücret ödemeniz gerekebilir. Bu satıcıdan satıcıya değişir. Ancak, işletmeniz için ekstra bir ücret oluşturabilir.
Açık Faturadan Kapalı Faturaya Geçiş
Müşteri satıcıya ödemeyi yaptıktan sonra açık fatura, kapalı fatura olur. Her iki taraf da tamamlanan işlemi kaydederek kapalı bir fatura haline getirir.
- Müşteri için ödeme, borçlar hesabına alacak olarak kaydedilir. Yapılan ödemenin detayları genellikle fatura numaraları ve işletme bilgilerinden oluşur.
- Bu, işletmelerin denetimlere hazırlıklı olmalarını ve ödeme süreçlerinde bir sorun olması durumunda her şeyi kayıt altına almalarını sağlar.
- Satıcı tarafında kapatılan fatura, müşteriler tarafından yapılan ödemelerin bir dekontu olarak kaydedilir.
- Her iki taraf da artık yapılan ödemelerin net bir kaydına sahiptir. Artık açık fatura kapalı faturaya dönüşür ve hem satıcı hem de müşteri için sistemde kayıt olarak kalır.
Açık Fatura Ödendiğinde Ne Olur?
Yukarıda detaylı şekilde anlattığımız gibi açık fatura için ödeme aldıktan sonra faturayı kapatabilirsiniz. Fatura ödenmediği zaman açık olur, fakat ödeme yapıldığında ve satıcı ödemeyi aldığında, açık fatura kapalı bir faturaya dönüştürülür.
Açık ve Kapalı Fatura Arasındaki Farklar Nelerdir?
Açık faturada müşteri, faturayı daha sonraki bir tarihte, genellikle belirli bir ödeme dönemi içinde ödemekle yükümlüdür.
Kapalı fatura ise müşteri tarafından tamamen ödenmiş bir faturadır. Kapalı bir fatura “ödendi” veya “kapalı” olarak işaretlenebilir ve genellikle ödemenin alındığı tarihi içerir.
Açık ve kapalı faturalar arasında birkaç önemli fark vardır:
Ödeme durumu: Açık fatura ödenmemiş bir borcu, kapalı fatura ise tamamen ödenmiş bir borcu temsil eder.
Ödeme dönemi: Açık bir faturada genellikle müşterinin faturayı ödemekten sorumlu olduğu bir ödeme dönemi vardır. Kapatılan bir faturanın ödeme süresi yoktur, çünkü borç zaten ödenmiştir.
Risk: Müşterinin ödemede temerrüde düşme olasılığı olduğundan, açık bir fatura işletme için bir miktar risk taşır. Kapatılan bir fatura, borç zaten ödendiği için herhangi bir risk taşımaz.
Fatura durumu: Müşterinin hala ödeme borcu olduğundan, açık bir fatura “etkin” olarak kabul edilir. Borç tamamen ödendiği için kapalı bir fatura “etkin değil” olarak kabul edilir.
İşletmeler, açık ve kapalı faturalar arasındaki farkları anlayarak alacak hesaplarını daha iyi yönetebilir ve ödenmemiş borç riskini en aza indirebilir.
Satış Faturası Açık mı Yoksa Kapalı Mı Olmalıdır?
Müşteri satın aldığı mal veya hizmetin bedelini henüz ödemediyse satış faturası açık olmalıdır. Açık faturada müşteri faturayı daha sonraki bir tarihte, genellikle belirli bir ödeme dönemi içinde ödemekle yükümlüdür.
Müşteri mal veya hizmetin bedelini ödemiş ise satış faturası kapatılmalıdır. Kapalı fatura, müşteri tarafından tamamen ödenmiş bir faturadır. Ödendi veya kapalı olarak işaretlenebilir ve genellikle ödemenin alındığı tarihi içerir.
Bu noktada işletmelerin faturalarının durumunu takip etmesi ve faturasını zamanında ödemeyen müşterilerin takibini yapması önemlidir. İşletmeler, alacak hesaplarını dikkatli bir şekilde yöneterek ödenmemiş borç riskini en aza indirebilir ve nakit akışlarını iyileştirebilir.